Alle organisaties worden meer en meer digitaal. Je kan bijna overal een online account aanmaken en een e-mailadres is intussen onmisbaar geworden. Ook facturen en andere belangrijke documenten worden meer en meer online gestuurd, tenzij je specifiek vraagt om nog steeds een papieren versie per post op te sturen. Vroeger kon je je papieren eenvoudig organiseren in een classeur, maar dit is in digitaliserende maatschappij niet meer zo eenvoudig. Sommige documenten komen per post, sommigen online. Maar hoe hou je er de orde in? Doccle is hier onze reddende engel om te helpen met al je documenten en administratie digitaal te organiseren.

Wat is Doccle?

Doccle is een digitale kluis waar je belangrijke documenten niet alleen in kan opslaan, maar ook beheren, ontvangen en opslaan. Doccle heeft al een ruime waaier aan partners die hun documenten digitaal via Doccle versturen. Doccle verwittigt je telkens als er een nieuw document voor je is, waardoor je geen documenten meer over het hoofd ziet of verliest. Doccle is een erg gebruiksvriendelijk platform. Je hoeft dus geen computergenie te zijn om er vlot met te kunnen werken. Het platform heeft ook een app. Zo kan je altijd en overal aan je documenten. Bovendien is, én blijft je account gratis.

Een gratis account maken op Doccle

Om aan de slag te kunnen moet je een account maken op Doccle. Dit is hoe je dat doet:

1. Surf naar de website van Doccle.
2. Klik rechts bovenaan op ‘Nieuwe account aanmaken’.
   
3. Je komt op een nieuwe pagina terecht. Klik hier onderaan op ‘Account aanmaken’.
   
4. Doccle geeft je twee opties: aanmelden met Itsme of manueel aanmelden. Wil je aanmelden met Itsme maar ben je niet zeker hoe dat moet? Lees dan onze tip hierover. Ik koos hier bij wijze van voorbeeld voor manueel aanmelden.
   
5. Doccle zal je vragen om enkele gegevens in te geven. Geef eerst je e-mailadres en wachtwoord in en vervolgens je naam en geboortedatum. Wanneer je dit deed, kan je op ‘Registreren’ klikken.
   
6. Je hebt nu een eigen Doccle-account!

Nadat je succesvol aangemeld bent op Doccle, zal het platform je een eerste rondleiding geven over hoe je ermee aan de slag moet.

Bedrijven verbinden met Doccle

Om de juiste documenten in Doccle te krijgen, is het natuurlijk belangrijk om de bedrijven te koppelen. Dit doe je zo:

1. Ga in het platform bovenaan naar ‘Verbindingen’.
2. Klik op ‘Nieuwe verbindingen toevoegen’.
3. Kies voor het bedrijf dat je wil toevoegen. Ik koos in dit voorbeeld voor eBox om de documenten van de overheid toe te voegen. Afhankelijk van welk bedrijf je kiest, kan de aanmeldingsprocedure verschillen. Meestal zal Doccle je de keuze geven om je codes in te geven. Dit zijn meestal klantennummers, dossiernummers, rijksregisternummer, enzovoort. In het geval van eBox meld je je aan via de website van de overheid CSAM.
   
4. Meld je aan. Doe je dat graag via Itsme? Dan kan onze tip hierover helpen.
5. Wanner je door de aanmeldingsprocedure bent, krijg je van Doccle de melding dat je documenten nu gekoppeld zijn.
   

Administratie organiseren met Doccle

Nu je verschillende bedrijven hebt verbonden aan je Doccle account, kan je je administratie beginnen organiseren. Telkens wanneer je nieuwe documenten ontvangt, zal Doccle je hiervan op de hoogte brengen. Zo mis je nooit nog een belangrijk document. Nieuwe documenten vind je steeds onder startpagina. Van hieruit kan je steeds kiezen om documenten meteen te betalen, te ondertekenen, te delen of te archiveren of om ze later af te handelen.

Kreeg je toch belangrijke administratie in je brievenbus of in je mailbox? Of kocht je iets waarvoor je het garantiebewijs wil bijhouden? Geen probleem, Doccle voorziet dat je ook documenten handmatig kan uploaden. Dit doe je zo:

1. Klik rechts bovenaan op het pijltje naast je e-mailadres.
   
2. Klik op ‘Upload documenten’.
3. Door op ‘Bladeren’ te klikken, kan je in je computer op zoek gaan naar het juiste document dat je ontving of inscande. Nadat je het juiste document aanklikte, kan je op ‘Openen’ klikken.
   
4. Geef het document de juiste benaming, datum en categorie. Je kan een nieuwe categorie aanmaken door een categorienaam in te geven en vervolgens op het plusteken te klikken. De categorieën maken het achteraf enorm handig om documenten terug te vinden.
   
5. Klik op ‘Uploaden’ en het document is toegevoegd aan je archief.